在傳統的紙質檔案管理模式中:
檔案借用需經層層審核,耗時長,借閱不便;
由于人為錯登、漏登信息,導致檔案去向不明、難追溯;
手工記錄借用信息,查詢、統計不便,管理成本高;
……
隨著信息化檔案管理系統的不斷發展與應用,這些情景正逐步成為過去式。
在信息化檔案管理系統中,借用實體檔案、紙質檔案或電子檔案,有哪些方式?能否兼容不同的檔案管理模式?在應用管理上有哪些優勢?趕緊一起來看看吧!
01借用方式靈活,操作簡便
檔案管理系統能否在一個平臺上,兼容單套制、雙套制等不同管理模式下的檔案借用需求?
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統,就提供了純線上、純線下、以及線上線下結合的多種檔案借用方式,覆蓋實物檔案、紙質檔案、電子檔案的借用情況。
可以說,無論采用哪種檔案管理模式,會博通系統都能靈活適配,支撐大部分的檔案借用場景。接下來,我們就來看看不同的借用需求是如何實現的。
(1)純線上借閱
借閱對象:電子文件,如電子檔案、文檔、證照等
在會博通系統中,進行搜索、閱讀文件條目、閱讀文件內容等操作,均需有相應的權限。
如用戶需借閱電子文檔,并有權限搜索到對應文檔,但僅有條目閱讀權,而沒有內容閱讀權。那么,可在搜索結果中選中所需項,點擊[發送]菜單中的[借用申請],發起申請流程。
批量借用也非常便捷。勾選多份文件,文件會自動加入收納盒。在收納盒中,可查看并復選所需文件,點擊[借用]即可發起申請。這樣申請僅通過單條流程即可借閱多份文件。
流程發起后,所選文件會自動加入至流程的借用清單中;申請人可按需選擇借用期限,并在表單中對借用申請進行說明。
如用戶不具備對應文檔的搜索權,如何借閱?這種情況,可直接發起[借用申請]流程,并在流程中說明所需文檔及用途等;由對應管理員審核后,將對應文檔添加至流程的借用清單中,繼續流轉審批即可。
流程審批通過后,由于借閱的是電子件,申請人立即就可查閱或下載所需文件。審批快速的情況下,幾分鐘就能完成整個借閱流程。
(2)線上申請,線下取用
借用對象:實體檔案,如檔案原件、證照原件等
如用戶需借閱的是檔案原件、證照等實體檔案,那么,可先通過與上方一致的方式發起[借用申請]。
在流程表單中,可依據借用需求選擇借閱原件,或打印\復印\拍照,并明確借用期限。
審批通過后,即可與對應檔案人員預約時間在線下取用。
(3)純線下借用
借閱對象:實體檔案,包括文檔類、非文檔類檔案等
純線下借用的方式,主要是通過[借閱與歸還]模塊的[借閱]功能來實現。
用戶提出借用需求后,不需發起流程,由檔案管理員將實體檔案給到用戶,并統一在平臺上登記。后續在平臺上隨時可查詢該借用記錄,檔案去向、用途清晰可追溯。
這種方式較適用于發生頻次高、或需集中處理的實體檔案借用場景,比如在檔案館、閱覽室中借閱文件,或部門實物檔案借用等,輔助檔案管理人員快速、批量完成借用處理。
02可自定義打造標準化借還流程
不同的企業組織,所采用的檔案管理模式、流程、方法都有所不同。不同的管理需求,如何基于平臺得到個性化表達?
對此,會博通有一大應用優勢——可自定義設計標準化流程。
會博通系統提供了流程設計的功能。對于借用及歸還流程,組織既可采用系統固定模板,亦可根據管理需求,自定義設計標準化的借用流程模板,供成員申請時套用。
對于流程表單,可通過[編輯表單]功能進行設計,表單樣式、內容、控件等均可自定義,輔助企業單位便捷地打造個性化的借用流程表單。
針對流程節點,可通過[編輯流程]功能,設置流程職能、處理人(可設置多個處理人)、處理方式、處理時效等;此外,還可添加流程、添加后續流程(針對某流程點)、設置回執等,靈活配置符合工作需求的流程鏈路。
通過流程設計與承接,企業單位可實現文檔借還的全流程化:從搜索出要借閱的文件,申請、審批、借閱及歸還手續辦理,都可實現流程化。各節點人員依職能處理,環環相扣,自動流轉,辦事效率更高。
03檔案借用統計
會博通系統的[借閱與歸還]模塊,除了提供[借閱]及[歸還]功能,供檔案管理人員對文檔的借還進行登記處理外,還提供了專門的、獨立的統計功能。
該統計功能聚焦于檔案借用情況,統計范圍全面:無論是通過純線上、線上線下結合,還是通過純線下的方式借用,只要基于系統發生借用,都會統計在內。
統計維度豐富,包括登記類、統計類、排序類3大類共十多項,覆蓋多種高頻統計需求,如文檔資料借閱登記、發放與回收情況、借閱次數排序等,可直接應用到總結匯報中。
統計結果可導出Excel表,輔助檔案人員有針對性的了解文檔的利用情況,為總結匯報提供有力數據支撐。
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會博通品牌源自1988年,在檔案管理行業深耕超30年,擁有超50項軟件著作權和發明專利,技術積累深厚。接下來,會博通將會繼續深耕技術研發,致力推出更多實用、好用的檔案管理產品和功能,助力企業組織發揮檔案管理的更大效能。
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