在檔案管理工作當中,如何掃描上傳檔案?用掃描儀對紙質檔案進行掃描,掃描后下載。下載之后上傳到檔案管理軟件當中。這是不是您在進行檔案數字化的慣常步驟?這一頓操作下來,看似行云流水,實則費力,有沒有更快的辦法?用上會博通檔案管理機器人,直接“折疊”掃描和上傳步驟,效率蹭蹭起飛!
01“折疊”檔案掃描上傳步驟,檔案上傳極其高效!
在進行檔案收集的時候,通常分為兩步,一個是掃描,一個是上傳,兩個動作就占用兩份時間,從提升公司效能的角度出發,會博通檔案管理機器人將掃描和上傳兩個動作,直接進行“折疊”,讓檔案管理工作者僅用一份時間,就可以完成兩個步驟的工作。
會博通檔案管理機器人由一臺掃描儀和檔案獨立上傳程序構成。檔案管理工作者直接登錄上傳程序,直接用掃描儀掃描,文件就會按照事先設定的路徑,直接歸檔到指定的位置,檔案上傳過程極其高效。
02檔案管理機器人:您的檔案獨立上傳小分身!
目前,市面上的檔案管理軟件,形態大致可以分為兩種。一種是單用戶版,僅限一個用戶進行檔案的上傳和管理;另一種的多用戶版本,支持多個賬戶同時登錄使用。檔案管理機器人,是對在這兩種形態的一個補充。
就單用戶版檔案管理軟件而言,會博通檔案管理機器人可以直接將檔案管理上傳權限延展至100個人。您可以想象這樣一個場景,主賬號就如同一個主控中樞,擁有檔案上傳管理等全部權限,在主賬號的管控與授權之下,可以往外劃分最多100個賬號,用于檔案的上傳。
這種模式適用于異地辦公、項目分散的企業。掃描儀加檔案獨立上傳程序構成的檔案管理機器人,可以隨著辦公場地隨時遷移,將檔案上傳的工作與資料生產工作實時結合,讓公司統籌與項目統籌的效率進一步提升。
03檔案管理機器人:打造您的專屬檔案上傳空間!
對于已經擁有多用戶版檔案管理軟件的朋友來說,檔案管理機器人有助于養成檔案管理習慣,加速檔案數字化的推進,巧妙將檔案數字化融合進每個員工的日常工作當中。
檔案管理機器人的可見硬件是掃描儀,您可以將掃描儀放置在公司不同樓層、不同業務的咖啡角或公共辦公桌。每當有資料需要上傳歸檔的時候,用戶只需要用登錄上傳程序賬號,用掃描儀掃描就可以直接歸入指定路徑。
歸入指定路徑的資料,處于預歸檔狀態,若該用戶需要使用該資料,可直接通過經授權的Web端賬號直接到指定路徑下下載資料,滿足日常的文檔掃描需要。掃描后的資料如需歸檔,檔案管理員可一鍵轉存至檔案庫當中,十分簡便快捷!
04會博通檔案管理系統功能:企業資料智能靈活管控
1)文件資料管理,公文、規章制度、合同、招投標資料、客戶資料、各類專業文檔的管理。
2)人力資源信息管理,存儲和管理員工的人事檔案信息,招聘信息等。
3)證照管理,統一管理資質類、資格類、資產類、榮譽類的各種證照,跟蹤使用過程,及時提醒年檢、年審等。
4)綜合檔案管理,符合國家標準及行業規范,檔案類型自定義,多維度權限規則,紙質檔案與數字化檔案集成統一管理,滿足綜合檔案室和數字檔案室的建設要求。
5)專業知識庫管理,可創建各類專業的文檔知識庫,分門別類管理組織專有知識,如法規庫、合同庫、產品知識庫、合作伙伴知識庫、競品知識庫等。
會博通檔案管理機器人,輕松“折疊”掃描、上傳兩大檔案收集步驟,檔案上傳快捷又省心。高速雙面掃描儀加定制化檔案獨立上傳程序,專屬檔案管理空間隨時打造,檔案管理思維滲透進組織的各個角落,從未如此簡單。
目前,會博通檔案管理機器人已在各大平臺上線,想要提高檔案收集效率,釋放檔案價值空間的朋友們,可隨時咨詢。
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