在多年的檔案數字化服務過程中,我們都知道不少企業的檔案管理,都是周期性進行的。這樣的管理方式比較集中,但在一定程度上也導致檔案沒有辦法在第一時間得到利用。如何提升檔案利用效率?首當其沖的是:檔案收集效率!而提高檔案收集效率的秘訣就是:檔案管理機器人!
01什么是會博通檔案管理機器人?
檔案機器人是會博通跟愛普生,共同合作開發的一套用于檔案管理的系統。一套愛普生檔案機器人系統,一位專職或兼職的文檔管理員,即可統一管理整個單位的文件與檔案。并且,所有員工,都可依授權,將本人所產生的各類文檔,及時通過掃描工作臺,上傳到管理系統中,全面記錄組織的成長過程,永久保存,綜合利用,真正實現全生命周期管理。檔案機器人——掃描、文檔數字化的起點。檔案機器人,讓你贏在數字化時代的起跑線上。全體職員,利用智能掃描工作臺,就可以及時上傳移交文檔。
02將檔案收集工作分配給更多人,效率直線提升!
邀請您來想一想:在工作當中,我們是如何提效的?提效的其中一個方法是分工合作,一個人本來要做2個小時的工作,分給不同的人,借助人員優勢,20分鐘就能做完。提高檔案管理效率的方式可以如法炮制:將檔案收集的任務,分配給更多人員。
如何讓大家都參與檔案收集工作?每個人都分配一臺電腦,電腦上都安裝有檔案管理系統,且每個人都可以登錄這個系統,顯然是最理想。不過這個費用通常是比較高的,對于較小的企業當來說,不具備落地性?;谶@個思考,我們為大家提供了檔案管理機器人。檔案管理機器人可以支持1-100人同時在線上傳檔案,直線提升檔案收集效率!
①檔案管理機器人:檔案數字化必備利器
會博通檔案獨立上傳站點,由會博通和優質掃描儀廠家愛普生(中國)聯合開發,全面對接將紙質檔案轉化為電子檔案,并進行實時歸檔的使用需求。一臺掃描儀,一個檔案獨立上傳端口,就可以實現檔案隨時隨地上傳。
會博通檔案數字化機器人,對于擁有較少檔案管理賬戶,但是又想加速檔案收集的朋友們來說是一大利好。用戶添加檔案獨立上傳工具后,可快速增加1-100個檔案上傳人員,實現檔案資料從生產到歸檔的0過渡,檔案的實時性得到極大增強,檔案價值也得以進一步激發。
②像毛細血管一樣收集檔案,快中有序
想象一下,檔案管理員只需要坐鎮檔案資料室,將檔案上傳的任務實時分配給產出資料的人,就能夠實時對檔案進行掌控和歸檔,是怎樣的一種體驗。
會博通檔案管理機器人,可以直接跟著不同的項目走,抱著一臺或幾臺掃描儀,就可以直接深入項目腹地,將項目過程中產生的資料,全面歸集到檔案管理系統當中,供各方項目檔案管理人員,相關企業方參閱和對齊。
會博通檔案管理機器人與會博通檔案管理系統直連,不同人員賬號擁有不同的檔案上傳路徑,檔案一經上傳,就會對號入座,直接歸入到相應的檔案盒當中,歸檔快中有序。
會博通與愛普生強強聯合,共同研發的檔案管理機器人,就像毛細血管一樣,深入不同的內部組織,例如子公司、國內分公司、海外分公司、不同的事業部、不同的樓層、不同的項目等,在保障檔案安全的情況下,對檔案進行全面的收集。
會博通檔案管理機器人,現已全面上線,朋友們可通過會博通全媒體平臺進行了解。
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